Calcolatore della durata del processo di reclutamento | Time-to-Hire

Che cos'è un calcolatore della durata del processo di selezione?

Un calcolatore della durata del processo di selezione misura quanto dura una selezione, fase per fase, sulla base di quattro date: la pubblicazione dell'offerta di lavoro, la chiusura delle candidature, lo svolgimento dei colloqui e la decisione finale. Indica la durata di ogni fase in giorni e il tempo totale dalla pubblicazione dell'offerta alla decisione.

Questo tipo di misurazione è spesso chiamato time-to-hire. I datori di lavoro lo usano per capire quale parte della selezione è più lenta, confrontare una posizione con assunzioni precedenti e definire aspettative realistiche per i candidati e per i responsabili delle assunzioni.

Le quattro fasi misurate

Il calcolatore suddivide il processo di selezione in quattro intervalli di tempo:

• Periodo di candidatura — dalla data di pubblicazione dell'offerta alla scadenza per candidarsi.
• Tempo di preselezione — dalla scadenza per candidarsi al primo colloquio. Comprende la valutazione dei curriculum, i colloqui telefonici e la preparazione di una rosa ristretta di candidati.
• Durata dei colloqui — dal primo all'ultimo colloquio. Se viene indicato un solo ciclo di colloqui, la durata di questa fase è pari a zero giorni.
• Tempo per la decisione — dall'ultimo colloquio alla data della decisione finale; comprende il confronto tra gli intervistatori, la verifica delle referenze e la preparazione dell'offerta.

La somma di queste quattro fasi dà lo stesso risultato del conteggio diretto dei giorni dalla data di pubblicazione dell'offerta alla data della decisione finale, perché i quattro intervalli si susseguono senza interruzioni.

Formula della durata del processo di selezione

Il calcolatore conta i giorni di calendario interi tra due date, non il numero di giorni includendo entrambe le date. Per esempio, l'intervallo tra 1 gennaio e 15 gennaio è di 14 giorni, non di 15.

$T = a + s + i + d$

dove T indica la durata totale in giorni, a il periodo di presentazione della candidatura, s il tempo di preselezione, i la durata del colloquio e d il tempo decisionale.

Ogni singola fase usa lo stesso metodo di conteggio dei giorni:

$n = y - x$

dove n è il numero di giorni di una fase, y la data successiva e x la data precedente.

Esempio di calcolo

Un'azienda seleziona un responsabile marketing con le seguenti tappe:

• Offerta pubblicata: 1 gennaio
• Scadenza per candidarsi: 15 gennaio
• Primo colloquio: 26 gennaio
• Ultimo colloquio: 15 febbraio
• Decisione finale: 22 febbraio

Applicando la formula precedente:

• Periodo di candidatura: gennaio 15 − gennaio 1 = 14 giorni
• Tempo di preselezione: gennaio 26 − gennaio 15 = 11 giorni
• Durata dei colloqui: febbraio 15 − gennaio 26 = 20 giorni
• Tempo per la decisione: febbraio 22 − febbraio 15 = 7 giorni

Durata totale = 14 + 11 + 20 + 7 = 52 giorni

Il risultato coincide con il conteggio diretto da 1 gennaio a 22 febbraio, anch'esso pari a 52 giorni. L'intero processo, dalla pubblicazione dell'offerta alla decisione sul candidato, è durato poco più di sette settimane.

Come usare il calcolatore

1. Data di pubblicazione dell'offerta — il giorno in cui la posizione è diventata disponibile su un portale di lavoro o una pagina dedicata alle carriere.
2. Scadenza per candidarsi — il giorno in cui si sono chiuse le candidature oppure, per le posizioni con candidature aperte continuamente, il giorno in cui è terminata la ricerca attiva.
3. Date dei colloqui — la data di ogni ciclo di colloqui. Il calcolatore considera la data più antecedente come quella del primo colloquio e quella più recente come quella dell’ultimo.
4. Data della decisione finale — il giorno in cui è stata presentata un'offerta al candidato scelto.

Il calcolatore verifica l'ordine delle date prima di mostrare un risultato. La scadenza per candidarsi deve essere successiva alla data di pubblicazione dell'offerta. Ogni data di colloquio deve essere successiva alla scadenza e precedente alla data della decisione finale; quest'ultima deve quindi essere anch'essa successiva alla scadenza. L'anno di pubblicazione dell'offerta deve rientrare nei cinque anni precedenti o nei due anni successivi all'anno corrente; un anno al di fuori di questo intervallo viene considerato un errore di digitazione. Se uno dei controlli non viene superato, il calcolatore mostra un messaggio di errore invece del risultato.

Durata tipica della selezione in base al livello della posizione

Questi valori sono intervalli generali del settore, non risultati del calcolatore. Le tempistiche effettive variano in base all'azienda, alla località e alle condizioni del mercato.

Le posizioni entry-level tendono a essere assegnate più rapidamente perché la platea di candidati è più ampia e sono necessari meno cicli di colloqui. Le posizioni dirigenziali richiedono più tempo a causa della platea più ristretta, dell'approvazione a livello di consiglio di amministrazione e dei controlli approfonditi dei precedenti.

Cosa rende più lungo un processo di selezione

• Disponibilità limitata dei selezionatori. Organizzare i colloqui in base agli impegni dei responsabili può aggiungere diversi giorni a ogni ciclo.
• Più livelli di approvazione. Le offerte che richiedono l'approvazione di più persone o di un comitato per la retribuzione richiedono più tempo per essere finalizzate.
• Requisiti della posizione poco chiari. Quando i criteri di selezione non sono definiti prima della pubblicazione, la preselezione e i colloqui possono essere ripetuti inutilmente.
• Preselezione manuale. Esaminare ogni curriculum a mano, senza un sistema di gestione delle candidature né filtri chiari, rallenta la fase di preselezione.

Come abbreviare un processo di selezione

• Eseguire i controlli dei precedenti e le chiamate per verificare le referenze dopo il secondo colloquio, invece di aspettare la conclusione di tutti i cicli.
• Riunire cicli di colloqui distinti in un unico colloquio con più intervistatori o in un'unica giornata di colloqui.
• Usare strumenti di pianificazione e monitoraggio per ridurre lo scambio continuo di e-mail.
• Stabilire scadenze interne, ad esempio richiedendo il feedback sui colloqui entro 24 ore.
• Dare ai responsabili delle assunzioni o ai selezionatori l'autorità di approvare offerte entro un determinato intervallo retributivo, invece di sottoporre ogni offerta all'alta dirigenza.

Domande frequenti

Qual è una buona durata per un processo di selezione? Dipende dalla posizione. Come indicazione approssimativa, le posizioni entry-level vengono spesso assegnate in 20–30 giorni, quelle di livello intermedio in 30–45 giorni e quelle senior in 45–90 giorni. Un processo troppo breve può saltare una valutazione adeguata; uno troppo lungo rischia di far perdere candidati a favore di altre offerte.

In che modo il time-to-hire differisce dal time-to-fill? Il time-to-hire si calcola dalla candidatura di un candidato fino all'accettazione dell'offerta. Il time-to-fill inizia prima, dal momento in cui una posizione viene approvata internamente, e comprende quindi anche il periodo precedente alla pubblicazione dell'offerta.

Perché il calcolatore mostra 0 giorni per la durata dei colloqui? Succede quando viene inserita una sola data di colloquio. Con un unico ciclo di colloqui non c'è alcun intervallo tra il primo e l'ultimo colloquio, quindi la fase dura zero giorni e la fase decisionale viene misurata a partire da quell'unica data.

La scadenza per candidarsi può coincidere con la data di pubblicazione dell'offerta? No. Il calcolatore richiede che la scadenza sia successiva alla data di pubblicazione, poiché un periodo di candidatura nullo o negativo non rappresenta un intervallo valido per l'assunzione.

Un processo di selezione più lungo significa che è peggiore? Non necessariamente. Alcune posizioni richiedono più tempo per motivi legittimi, come l'approvazione a livello dirigenziale o una platea ristretta di candidati specializzati. La durata è più utile se confrontata con le precedenti assunzioni dell'azienda o con posizioni dello stesso tipo, non se considerata positiva o negativa di per sé.

Qual è la principale fonte di ritardi nella maggior parte dei processi di selezione? Di solito la fase più lunga è quella dei colloqui, poiché richiede di coordinare gli impegni di più persone. La preselezione e il processo decisionale sono in genere più brevi perché coinvolgono meno persone.